Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Afdelingssekretær
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søger en struktureret og serviceminded afdelingssekretær, som kan sikre en velfungerende administrativ hverdag og være et centralt bindeled mellem ledelse, medarbejdere, samarbejdspartnere og eventuelt borgere eller kunder. I rollen får du ansvar for en bred vifte af administrative og koordinerende opgaver, der understøtter afdelingens daglige drift, planlægning og kommunikation. Stillingen passer til dig, der trives med at skabe overblik, arbejde systematisk og håndtere mange forskellige opgaver med høj kvalitet og diskretion.
Som afdelingssekretær vil du ofte være den første kontaktperson for interne og eksterne henvendelser, og du spiller derfor en vigtig rolle i at skabe en professionel og imødekommende oplevelse. Du vil arbejde tæt sammen med afdelingsledelsen og bidrage til kalenderstyring, mødeplanlægning, referatskrivning, dokumenthåndtering og opfølgning på administrative processer. Derudover kan du få ansvar for bestilling af materialer, koordinering af rejser, opdatering af registre, arkivering samt understøttelse af projekter og interne initiativer.
Vi lægger vægt på, at du kan arbejde selvstændigt, prioritere opgaver fornuftigt og bevare roen i en travl hverdag. Du skal kunne kommunikere klart og professionelt både skriftligt og mundtligt og have en naturlig forståelse for fortrolighed, præcision og god service. Erfaring med administrative systemer, kontorsoftware og digitale arbejdsgange er en fordel, da rollen ofte indebærer håndtering af data, dokumenter og koordinering på tværs af flere funktioner.
En succesfuld afdelingssekretær er detaljeorienteret, ansvarsbevidst og god til at følge op. Du ser løsninger frem for begrænsninger og bidrager aktivt til, at afdelingens processer fungerer smidigt og effektivt. Samtidig er du fleksibel og klar til at hjælpe, når uforudsete opgaver opstår. Du bliver en vigtig støttefunktion i organisationen og får mulighed for at præge arbejdsgange, forbedre administrative rutiner og bidrage til et godt samarbejdsmiljø.
Stillingen kan findes i både offentlige og private organisationer og kan variere afhængigt af afdelingens størrelse og fagområde. Fælles for rollen er dog behovet for høj organisatorisk sans, stærke samarbejdsevner og et vedvarende fokus på kvalitet. Hvis du motiveres af at skabe struktur, yde professionel administrativ støtte og være en pålidelig ressource for en afdeling, kan dette være den rette mulighed for dig.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere kalenderaftaler, møder og praktiske arrangementer for afdelingen
- Besvare telefonopkald, e-mails og andre henvendelser professionelt og rettidigt
- Udarbejde referater, breve, præsentationer og anden administrativ dokumentation
- Vedligeholde arkiver, registre og digitale dokumentstyringssystemer
- Understøtte afdelingsledelsen med planlægning, opfølgning og administrative processer
- Bestille kontorartikler, materialer og eventuelle eksterne serviceydelser
- Sikre korrekt håndtering af fortrolige oplysninger og intern kommunikation
- Bidrage til koordinering af projekter, arrangementer og tværgående opgaver
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring fra en administrativ stilling, gerne som sekretær eller koordinator
- Stærke organisatoriske evner og evne til at prioritere flere opgaver samtidig
- Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk
- Rutineret bruger af Microsoft Office og andre relevante administrative systemer
- Høj grad af struktur, detaljefokus og ansvarsfølelse
- Evne til at arbejde selvstændigt såvel som i tæt samarbejde med andre
- Diskretion og forståelse for fortrolig informationshåndtering
- Serviceorienteret tilgang og professionel fremtoning
Mulige interviewspørgsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med administrative opgaver i en afdeling eller organisation?
- Hvordan arbejder du med prioritering, når flere opgaver haster samtidig?
- Hvilke digitale systemer og kontorværktøjer har du mest erfaring med?
- Hvordan sikrer du kvalitet og præcision i dit administrative arbejde?
- Har du erfaring med mødekoordinering, referatskrivning eller kalenderstyring?
- Hvordan håndterer du fortrolige oplysninger i det daglige arbejde?
- Hvad motiverer dig ved rollen som afdelingssekretær?
